HR-analyse: 5 praktiske tips til at komme i gang

Folk elsker en god historie. Det gælder også, når det handler om at komme i gang med HR-data og -analyser. Så sørg for at skabe en klar og enkel fortælling, der besvarer spørgsmål som f.eks.:

• Hvorfor er dataanalyser relevante for vores organisation?
• Hvad forsøger vi at opnå?
• Hvem vil få gavn af dette?

Hvis du har en overordnet fortælling som denne, kan du holde styr på, hvor du er på vej hen, samtidig med at du samler forskellige beslutningstagere i din organisation bag projektet og målene.

For at kickstarte HR- og personaleanalyser skal du først tage et skridt tilbage og stille spørgsmålet: "Hvilke aspekter af min arbejdsstyrke påvirker min forretning?". Det er her, din mavefornemmelse kommer ind i billedet. Derefter har du, på baggrund af din erfaring og støttet af historiske data, sandsynligvis en anelse om, hvilke HR-relaterede forretningsemner der fortjener din opmærksomhed.

Du vil måske. gerne tage fat på dine lønomkostninger. Eller måske ønsker du at fokusere på at forbedre din virksomheds kapacitetsplanlægning, produktivitet, talentindsamling osv.

Vælg derefter et veldefineret emne, som du skal undersøge først. Lad os f.eks. sige, at din organisation ønsker at gøre noget ved sin kapacitet. Et så bredt tema kan yderligere underopdeles i mere let håndterbare undertemaer. Måske bør du fokusere på fravær? Eller hvad med arbejdstiden? Eller måske har din organisation brug for mere klarhed om succesraten for rekruttering og onboarding? Jo mere specifikt emnet er beskrevet, jo bedre.

Fastlæggelse af omfanget af dine HR- og personaleanalyser bør ikke kun være "en HR-ting". Tværtimod fungerer HR som en vigtig sparringspartner i hele processen (men andre afdelinger og forretningsenheder bør også være fuldt ud med på vognen). Uanset om det er ledelse, IT, finans, drift eller juridisk afdeling, har hver del af din organisation forskellige syn på både arbejdsstyrkeaspekter og dataanvendelse, som der bør tages hensyn til.

Med andre ord skal du sørge for at tale med beslutningstagere fra alle relevante afdelinger og/eller forretningsenheder - og brainstorme om projektets omfang sammen. Også her gælder: mindre er mere. Et lille, men vellykket første projekt vil hjælpe dig med at skabe en bred opbakning til mere avancerede HR- og persondataprojekter i fremtiden.

Når du har fastlagt omfanget og opbygget et støttegrundlag, er det tid til at kortlægge de kilder, som du skal hente dine data fra. Afhængigt af din virksomheds størrelse kan disse datakilder antage forskellige former. Fra Excel og Google-ark til CRM- og HR-systemer, tidsregistrerings- og planlægningsværktøjer, talentstyringssoftware og uddannelsessystemer.

Afhængigt af projektets omfang kan du også være nødt til at overveje eksterne datakilder. Tag f.eks. en virksomhed, der ønsker at være det første, der falder dig ind som en arbejdsgiver, der kan tiltrække og vedligeholde en mangfoldig og inkluderende arbejdsstyrke. En sådan organisation vil ønske at medtage en andel af stemmer på sociale medier som en ekstern datakilde.

Før du går i gang med HR-data, er det vigtigt at etablere et fælles grundlag. Det betyder ofte, at man skal forstå hinandens sprog og terminologi. Måden, hvorpå I f.eks. beregner FTE'er, kan variere afhængigt af konteksten, især i tilfælde af en fusion eller et opkøb. Et andet eksempel: Det er ikke alle, der ser på medarbejderomsætningsraten på samme måde.

For din HR-afdeling er det f.eks. relevant at have data om selv midlertidige medarbejdere i tankerne her, mens din økonomiafdeling og ledelsesgruppe måske foretrækker kun at måle antallet af fratrådte medarbejdere, der faktisk var på lønningslisten.

Når du dokumenterer målinger som disse, skal du beskrive dem i detaljer:

• hvilken måling analysen udtrykker,
• hvordan den er beregnet,
• fra hvilken datakilde den hentes og med hvilken hyppighed,
• hvilke mål eller KPI'er du forsøger at opnå.

Ud over et fælles datasprog er det også afgørende med et fælles referencepunkt. Nogle gange betyder det, at der skal foretages en nulmåling. Hvor er din organisation nu med hensyn til f.eks. medarbejdernes trivsel og tilfredshed, præstationer eller sygefravær? For at finde ud af, om I er på vej i den rigtige retning, skal I vide, hvor I startede.