Hvordan smarte HR-teams forenkler global compliance

Compliance er ikke bare en opgave.

For mange organisationer føles compliance stadig som en barriere. Noget, der bremser ansættelser, ekspansion eller innovation. Men for globalt orienterede HR-medarbejdere bliver det i stigende grad betragtet som en strategisk faktor.

På spørgsmålet om, hvad global HR-compliance egentlig betyder i dag, var Chris Blinkhorne, Head of International Compliance & Governance her hos SD Worx, hurtig til at understrege bredden. “Det handler ikke kun om løn eller kontrakter,” sagde hun. “Det handler om at tilpasse alt, hvad virksomheden ønsker at gøre – fra rekruttering og belønning til ekspansion – til den gældende lovgivning i hvert enkelt land, hvor dine medarbejdere er baseret, og at tilpasse det i overensstemmelse med den konstant skiftende lokale lovgivning.”

Det omfatter ansættelsesvilkår, skat og social sikring, arbejdstid, lovpligtig orlov, immigration, GDPR og sundheds- og sikkerhedsregler. “Kompleksiteten varierer,” tilføjer hun. “For nogle handler det om at håndtere store internationale medarbejderstabe, for andre handler det om en enkelt fjernansættelse. Men kernebehovet er stadig kontrol, synlighed og tillid.”

Compliance er en af de største hindringer for at gå internationalt. Men det behøver det ikke at være.

Frygten for at gøre det forkert holder mange virksomheder tilbage. “Vi ser det igen og igen,” siger Chris. “En virksomhed ser en mulighed på et andet marked, men de er nervøse. Skal vi oprette en juridisk enhed? Vil vores kontrakter holde? Hvad er lønforpligtelserne?”

Ifølge Chris er denne tøven berettiget, men ikke uundgåelig. “De virksomheder, der kommer videre, er dem, der begynder at behandle compliance som en designudfordring, ikke bare en juridisk risiko. De spørger: Hvordan opbygger vi en struktur, der giver os mulighed for at vokse uden konstant brandslukning, samtidig med at vi beskytter medarbejdernes oplevelse? For når compliance svigter, er det medarbejderne, der mærker det først. Uanset om det er en forsinket lønseddel eller forvirring omkring deres kontrakt, så er tilliden på spil.”

Den struktur kan se forskellig ud afhængigt af virksomhedens mål og modenhedsniveau. Men princippet er det samme: Invester tidligt i klarhed og gentagelsesmuligheder, så du ikke skal genopfinde processen, hver gang du krydser en grænse.

HR bør designe til gentagelighed, ikke til perfektion

Ifølge SD Worx HR & Payroll Pulse – Europas største årlige HR-undersøgelse – investerer 43 % af de internationale virksomheder allerede i overholdelse af lovgivningen og tilpasning til lokal arbejdsmarkedslovgivning, og det samme antal har planer om at gøre det i fremtiden. Compliance er tydeligvis en voksende prioritet.

Det, der adskiller de mest effektive HR-teams, siger Chris, er deres tankegang. “De designer til skala – ikke bare i antal, men i proces. De finder måder at standardisere og automatisere på, samtidig med at de tager højde for lokale nuancer.” Det kan betyde, at de implementerer en central ansættelsesramme, der kan tilpasses lokale love, eller at de udnytter teknologi til at udpege compliance-risici og opretholde nøjagtigheden. “Det handler ikke om at have en politik, der passer til alle,” præciserer hun. “Det handler om at skabe et fælles fundament, der understøtter variation uden kaos.”

Hun bemærkede også, at mange højtydende teams er ved at gå væk fra at behandle compliance som noget, der udelukkende hører under jura eller løn. “Det er ved at blive en tværfaglig indsats, der involverer HR, økonomi, teknologi og ledelse, fordi det påvirker så mange aspekter af medarbejderoplevelsen.”

HR bør designe til gentagelighed, ikke til perfektion

Ifølge SD Worx HR & Payroll Pulse – Europas største årlige HR-undersøgelse – investerer 43 % af de internationale virksomheder allerede i overholdelse af lovgivningen og tilpasning til lokal arbejdsmarkedslovgivning, og det samme antal har planer om at gøre det i fremtiden. Compliance er tydeligvis en voksende prioritet.

Det, der adskiller de mest effektive HR-teams, siger Chris, er deres tankegang. “De designer til skala – ikke bare i antal, men i proces. De finder måder at standardisere og automatisere på, samtidig med at de tager højde for lokale nuancer.” Det kan betyde, at de implementerer en central ansættelsesramme, der kan tilpasses lokale love, eller at de udnytter teknologi til at udpege compliance-risici og opretholde nøjagtigheden. “Det handler ikke om at have en politik, der passer til alle,” præciserer hun. “Det handler om at skabe et fælles fundament, der understøtter variation uden kaos.”

Hun bemærkede også, at mange højtydende teams er ved at gå væk fra at behandle compliance som noget, der udelukkende hører under jura eller løn. “Det er ved at blive en tværfaglig indsats, der involverer HR, økonomi, teknologi og ledelse, fordi det påvirker så mange aspekter af medarbejderoplevelsen.”

God compliance er forskellen mellem at sige nej og at sige hvordan.

For HR-teams, der har til opgave at muliggøre global vækst, handler compliance ikke kun om at undgå risici. Det handler om at frigøre muligheder. “Det ændrer samtalen på ledelsesniveau,” siger Chris. “I stedet for at blokere en ny medarbejder, fordi du er usikker på det juridiske setup, kan du komme forberedt med en vej frem. Du kan sige: ›Her er, hvad vi skal bruge for at få det til at ske‹. Det er et stærkt skift.”

Hun påpegede også, at konsekvent compliance bidrager til medarbejdernes tillid og employer brand. “Hvis nogen kommer til din virksomhed i Danmark, Italien eller Storbritannien, skal deres oplevelse føles lige så robust og retfærdig. Det er ikke kun et spørgsmål om compliance, det er et spørgsmål om HR’s troværdighed.”

Du behøver ikke at gøre alt på én gang. Men du er nødt til at starte.

Da Chris blev bedt om at komme med et sidste budskab, var hun realistisk. “Sigt ikke efter perfektion. Sigt efter bæredygtighed,” sagde hun. “Start med de områder, hvor der er størst risiko. Måske er det løn, måske er det kontrakter, måske er det GDPR. Byg systemer, der giver dig tillid til de områder, og læg så lag på lag derfra.”

Hun opfordrer også HR-medarbejdere til at læne sig op ad ekspertstøtte, når de har brug for det. “Du behøver ikke at kende alle regler i alle lande. Men du har brug for partnere, der gør, og som kan omsætte den viden til løsninger, der rent faktisk fungerer for dit team.”

Det er allerede almindelig praksis for mange. Som Chris siger: “Vores undersøgelser viser, at 1 ud af 3 internationale virksomheder henvender sig til HR- og lønserviceudbydere eller officielle kilder til lovgivning for at holde sig opdateret om lovgivning, der påvirker deres arbejdsstyrke. De rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt er ofte forskellen mellem sikker overholdelse og konstant indhentning.”