5 trin til effektive HR-analyser og -rapporter

Baseret på din organisations overordnede mål og nøglepræstationsindikatorer (KPI'er) skal du foreslå de HR-målinger, der mest sandsynligt vil påvirke disse KPI'er. Afhængigt af dine KPI'er kan forskellige metrikker måle forskellige ting. Nogle eksempler:

• Fravær kan bruges til at måle produktivitet eller give indsigt i medarbejdernes generelle sundhed og/eller glæde.
• Data om medarbejderomsætning kan bruges til at udvikle en plan for at forbedre kvaliteten af ansættelser eller til at identificere huller i medarbejderoplevelsen, som får folk til at forlade virksomheden.
• Personaleomkostninger, personaleproduktivitet og medarbejdernes tidsforbrug kan måle, hvor effektiv din organisation er til at generere indtægter gennem medarbejderne.
• Talent management-effektivitet kan evalueres ved at analysere præstationsforbedringer, testresultater og opadgående overgang i dine medarbejderes roller i din organisation, efter at du har givet dem træningsmuligheder.
• Data om personaleplanlægning og kapacitet kan hjælpe med at fastslå, om der mangler en bestemt færdighed til at udfylde en ny type job, eller om der mangler kvalificerede medarbejdere til at udfylde f.eks. lederstillinger.
• Data om mangfoldighed og inklusion kan ikke kun hjælpe dig med at finjustere din rekrutteringsstrategi, men de kan også informere dig om effektiviteten af din employer branding-indsats.

Det er ikke alle typer HR-målinger, der skal følges op på med samme hyppighed. For at undgå at under- eller overanalysere skal du omhyggeligt bestemme rapporteringsfrekvensen på forhånd. Aspekter, der har en kortsigtet indvirkning på din virksomhed (såsom fravær, personalets produktivitet og tidsforbrug eller personaleplanlægning og kapacitet), kan drage fordel af ugentlig til månedlig rapportering. I mellemtiden kan kvartalsvis eller endda årlig rapportering være mere relevant for langsigtede udviklinger som uddannelse og talentudvikling, personaleomkostninger, personalets trivsel og medarbejderomsætning.

Brugervenlig visualisering er nøglen til rapportering af HR-analyser. Forskellige værktøjer og platforme kan hjælpe dig med at standardisere denne proces ved at præsentere dine data gennem statiske og dynamiske dashboards, diagrammer, grafer og andre visualiseringer. Men det er vigtigt at finde den rette balance mellem skræddersyet og standardiseret rapportering. Når alt kommer til alt, kan muligheden for at oprette ad hoc-rapporter være nyttig til at give indsigt i specifikke tilfælde.

Inden for HR-analyse bruges rapporter i øjeblikket mest på en beskrivende, diagnostisk eller forudsigende måde. For at gå fra denne form for rapportering til beslutningstagning og handling er det afgørende at sammenligne dine analyser med standardiserede data fra andre organisationer inden for din branche. Du bliver også nødt til at sammenligne dataene med dine egne nulmålinger og/eller dine egne interne benchmarks (f.eks. mellem afdelinger, sammenlignet med historiske data osv.) Dette er en effektiv metode til at afsløre best practices og identificere områder, hvor der er behov for løbende forbedringer.

Afhængigt af den teknologi, du har til rådighed, kan du også vælge at bruge simulative eller præskriptive rapporter, hvor anbefalede handlinger automatisk genereres for dig.

Det er vigtigt at fremvise afkastet af HR- og personaleanalyser for at overbevise organisationens ledelse om de langsigtede fordele. Sørg for at kommunikere, hvordan analyserne er forbundet med mål og målsætninger, der gavner organisationen som helhed, som f.eks. at forbedre rekruttering af talenter og fastholdelse af medarbejdere, øge produktiviteten, afdække kvalifikationsmangler osv.

Derudover kan det at kommunikere disse resultater internt også hjælpe med at udvikle og opretholde medarbejdernes engagement. Ved at vise, hvordan deres data og feedback bliver brugt til gavn for alle, kan du trods alt give deres motivation et boost. Desuden kan det at bruge data til at fortælle og visualisere en historie gøre din kommunikation endnu mere effektiv.