Hvad er outsourcing af lønadministration?

Selv om de fleste mennesker ved nogenlunde, hvad begrebet outsourcing indebærer, er der stadig mange usikkerheder om, hvad det præcist indebærer. Det skyldes, at outsourcing i årenes løb er blevet en samlebetegnelse for en lang række mulige supportløsninger fra tredjepart. Det vigtigste at huske på er, at det er dig, der bestemmer, når det gælder outsourcing. Du vælger selv, hvilke aktiviteter du vil outsource eller ej, og hvordan du vil gøre det. Outsourcing kan f.eks. være midlertidig eller strukturel og foregå på dit kontor eller uden for dit område. For at give dig lidt vejledning forklarer vi her de vigtigste typer af outsourcing, som kan anvendes på lokalt eller internationalt plan.

 

Mulighed 1: Managed Payroll Services

Managed payroll betyder, at en ekstern specialist administrerer din virksomheds lønfunktioner. Leverandøren forpligter sig kontraktligt til at levere en eller flere HR- eller løntjenester i overensstemmelse med definerede serviceniveauer og arbejdsmængder. De påtager sig også risikoen og ansvaret, herunder behandling, overholdelse, skalerbarhed og alt det komplekse og tidskrævende administrative arbejde, der følger med. Dette foregår normalt off-site og i en længere periode og er derfor et strategisk valg.

Eksempel:

Efterhånden som virksomheden er vokset på tværs af flere lokationer og områder, er det ikke længere levedygtigt at opretholde et internt lønningsteam, selv med en funktionel SaaS-løsning. Lønprocesserne er blevet for komplekse til, at lønningsholdet kan håndtere dem, og der er en øget risiko for sikkerheds- og overholdelsesproblemer. Det er på tide at outsource din lønadministration til en ekstern specialist.

 

Mulighed 2: Comprehensive Payroll Services

Comprehensive Payroll Services går et skridt videre: Du overlader det fulde ansvar for dit lønbogholderi til din outsourcingpartner. Det betyder, at din outsourcingpartner også vil besvare dine medarbejderes spørgsmål direkte:

For eksempel:

Du ønsker at skabe plads til dine ansættelses- og forfremmelsespolitikker i de næste par år ved at outsource din lønningsliste fuldt ud. Det er fuldt ud muligt. Din HR-partner vil overtage lønregistreringen, automatisere og optimere det, den kan, hjælpe dig med at kortlægge din strategi og rapportere regelmæssigt til dig.

Denne form for off-site outsourcing behøver ikke at føles fjerntliggende over for dine medarbejdere. En god forberedelse gør underværker. Kommunikér klart til din organisation, hvad du outsourcer og hvorfor. Nævn også de kontakter, som dine medarbejdere fremover kan komme i kontakt med. Gennemsigtighed er nøglen. Allerede i opstartsperioden kan din HR-partner arrangere nogle informationsmøder og workshops i din organisation for proaktivt at fjerne enhver tvivl.

 

Mulighed 3: Support på stedet

Hvis dit hovedformål er at støtte dit eget team i visse perioder, kan du stole på din HR-partners lønspecialister og administrative personale, som er velbevandret inden for alle HR-områder. De vil ikke kun levere den arbejdskraft, du har brug for, men også tilbyde yderligere ekspertise. De kan hjælpe dig i forbindelse med forventede eller uventede spidser i din arbejdsbyrde, så du ikke behøver at justere dine mål og din tidsplan.

For eksempel:

Den medarbejder, der er ansvarlig for din lønningsliste, er på barselsorlov, og din anden HR-kollega er pludselig blevet ramt af en virus. Hvad nu? Du kan simpelthen tilføje en lønningsekspert til dit team to dage om ugen. Og når alting bliver normalt igen, kan du stoppe den ekstra støtte. Og næste gang kan du anmode de samme personer, som nu kender dit team og din organisation, om hjælp.

Selv om mange organisationer tror, at denne form for outsourcing kun fungerer som en nødløsning, er det også en værdifuld mulighed for et mere strukturelt samarbejde. Hvis du f.eks. oplever tilbagevendende spidser i arbejdsbyrden - f.eks. ved årets udgang eller i sommerferieperioden - kan du altid få visse opgaver håndteret af eksterne medarbejdere.

 

Mulighed 4: Løn- og procesoptimering

Lønninger er bundet af strenge regler og faste beregninger og bør derfor være en af de mest standardiserede HR-processer. Det betyder, at lønregistrering er lettere at automatisere end f.eks. rekrutteringsprocessen. Alligevel ser det ud til, at mange HR-afdelinger stadig (delvist) holder fast i manuelle processer og mister værdifuld tid som følge heraf. Din HR-partner kan hjælpe dig ved at gennemgå dit lønbogholderi og dine processer.

For eksempel:

Du forstår godt, at din lønregistrering og de tilhørende processer kunne være meget mere effektive, men du har svært ved at sætte fingeren på det. Du anmoder derfor om en lønsøgning, der vurderer dine medarbejdere, viden, systemer og processer. Scanningen afslører nogle områder, der kan forbedres, og følges derfor op med en mere grundig lønrevision. Sammen med din HR-partner beslutter du at optimere flere processer og starte med en ren tavle.

En grundig analyse af dine lønprocesser er meget oplysende. Den giver dig et klart overblik over, hvad der ligger under overfladen. Takket være opgørelsen og dokumentationen af disse processer kan andre personer hurtigt tage over, hvis din lønmedarbejder uventet er fraværende. Det sikrer kontinuiteten i denne vigtige proces.