Fordele og ulemper ved at integrere din lønløsning

Den afgørende fordel ved lønintegrationen er den operationelle effektivitet, som den muliggør - og de langsigtede muligheder, som det giver din organisation.

Ved at integrere din lønsoftware med dine HR- eller økonomisystemer sikrer du, at oplysningerne automatisk er tilgængelige for de relevante personer, når de har brug for dem. Dette omfatter teams, der arbejder i disse afdelinger, samt ledende medarbejdere og medarbejdere, som kan få adgang til data på et selvbetjeningsgrundlag.

Fordelene ved disse effektivitetsgevinster er vidtrækkende. Her er fem af de mest betydningsfulde:

1. Mindre manuelt/mere meningsfuldt arbejde

   Når systemerne er integrerede, behøver teams ikke at gentage indsatsen for dataindtastning på tværs af flere systemer. Oplysningerne vil automatisk være tilgængelige i hvert integreret system - hvor de kan ses, behandles og analyseres.

   Dette reducerer det besværlige arbejde og frigør medarbejdere til at fokusere deres opmærksomhed på mere meningsfulde opgaver. HR-teams har f.eks. mere tid til at forfølge strategiske mål som f.eks. at forbedre personalets velfærd, øge medarbejdernes engagement eller udvikle politikker for rekruttering og fastholdelse af medarbejdere.

2. Operationel hastighed

   Når integrerede systemer er opdateret med de nyeste data, kan de enkelte afdelinger hurtigere komme videre med initiativer og reagere hurtigere på situationer.

   Det kan f.eks. give en økonomidirektør mulighed for øjeblikkeligt at se, hvordan en udvidelse af den nuværende arbejdsstyrke vil påvirke regnskabet. Det kan også give et HR-team mulighed for at vise medarbejderne konsekvenserne af en ny bonusordning for deres løn i næsten realtid.

3. Bedre beslutningstagning

   Integration giver alle i organisationen én enkelt sandhedskilde, som de kan stole på. Der vil ikke være nogen forsinkelser i forbindelse med opdatering af forskellige systemer, så der er ingen modstridende oplysninger på tværs af afdelinger. Og da der er mindre behov for genindtastning af data, vil der også være mindre risiko for menneskelige fejl og dermed større datanøjagtighed.

   Dette giver ledende medarbejdere adgang til pålidelige oplysninger, som gør det muligt for dem at træffe vigtige beslutninger med større tillid.

4. Compliance

   Ved at integrere systemer skaber virksomheder digitale revisionsspor, der automatisk registrerer, hvor data opbevares, og hvordan de er blevet behandlet.

   Dette hjælper HR-teams med at indføre processer, der sikrer større styring - hvilket vil give sikkerhed for, at organisationer overholder regler, såsom GDPR og den britiske databeskyttelseslov. 

5. Fremtidssikring

   Integrationen af lønningsdata med vigtige HR- og økonomisystemer giver organisationer en stabil digital infrastruktur, der muliggør yderligere transformative digitale projekter. Dette giver organisationer mulighed for at forfølge strategiske HR-mål, der kan forbedre medarbejderoplevelsen og muliggøre mere flydende og fleksible arbejdsmetoder.

   Uden en sammenhængende infrastruktur ville enhver organisation, der ønsker at muliggøre digitale initiativer, være nødt til at skabe sine egne skræddersyede integrationer. Dette kræver dyr teknisk support og løbende omkostninger til middleware-licensering - og kan resultere i en uhåndterbar digital infrastruktur, som er vanskelig at opgradere.

Selv om fordelene ved lønintegrationen er et stærkt incitament til at gå videre, skal organisationer gennemtænke konsekvenserne, før de går videre med deres projekt.

Her er fire ting, der bør overvejes:

1. Behovet for at standardisere processer

   Når man integrerer systemer, er der behov for at standardisere dataindtastning på tværs af forskellige afdelinger for at sikre, at alle felter er komplette, og at alle oplysninger er synlige. Hvis processerne for dataindtastning er inkonsistente på tværs af organisationen, vil evnen til at få adgang til, behandle og analysere oplysninger blive alvorligt kompromitteret.

   For at sikre, at dataoutputtet optimeres, kan virksomhederne have brug for støtte fra en integrationspartner til at udvikle de rigtige processer. Og for at sikre, at deres teams følger disse nye processer, kan det være nødvendigt med en vis intern kulturel ændring.

2. Databeskyttelse

   Ud over de ovenfor nævnte integrationsfordele kan vi tilføje "forbedret sikkerhed" - for hvis integrationen sker via et API, og lønadministrationen ikke længere skal sende filoverførsler, reduceres risikoen for databrud. Datafortrolighed er dog stadig et problem - især hvis oplysninger bliver mere tilgængelige på tværs af forskellige afdelinger.

   Organisationer skal indføre protokoller for at begrænse eksponeringen af en medarbejders private data til kun at omfatte de personer, der har brug for at se disse oplysninger. De skal også sikre, at disse personer er omfattet af aftaler om tavshedspligt.

3. Omkostninger

   Da det kan være dyrt at hyre en systemintegrator til at forbinde din lønadministration, vil det være at foretrække at integrere dit system på implementeringstidspunktet. Dette kan dog stadig medføre yderligere omkostninger.

   Hvor meget vil afhænge af flere variabler. Heriblandt om din lønleverandør har sin egen API, og om de har eksisterende integrationer med de førende HR-løsninger, såsom Workday, SAP og Oracle. Disse integrationsomkostninger skal indregnes i de samlede omkostninger ved implementeringen, når du vurderer investeringsafkastet i din business case.

4. Tid

   Integrationselementet i et implementeringsprojekt vil påvirke leveringsfristerne. Dette vil sandsynligvis være med et par uger snarere end et par dage. Præcis hvor lang tid det vil tage, afhænger dog igen af lignende variabler, der påvirker omkostningerne, herunder de involverede løsninger og tilgængeligheden af allerede eksisterende integrationer.

   Det er værd at bemærke, at graden af engagement mellem organisationen og integrationsteamet er afgørende her. Engagementet med en god integrationspartner vil typisk omfatte en observations session, en aftale om handlingsforløbet og testfaser.